浅谈档案数字化的意义



档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录,它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。随着经济和社会的发展,档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象逐步扩大,档案在社会主义现代化建设各领域中发挥的作用越来越大,查询利用的频率越来越高。而且随着社会信息化进程的加快,信息已经成为人类社会活动和经济活动的必要资源。信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案做为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来,档案数字化建设是信息技术发展的必然需求,另一方面国家对信息资源开发重视程度的提高推动了档案数字化建设发展。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求,是档案工作者目前一个非常重要和紧迫的任务。

目前,大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理和点到点的传播,即便是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现点到面的传播,其覆盖面也还是太小,很难跟上现代经济和社会的发展进程。同时,档案信息资源的经济价值和社会价值也难以得到充分实现,更难适应当今社会管理日趋数字化的大形势,传统档案的保管利用方式越来越受到局限,因此加快推进档案管理数字化势在必行。

 

一、档案数字化的含义及主要内容

(一)档案数字化的含义。

档案数字化建设,是指在档案管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案数字化管理是一个新生事物,相对传统管理而言,在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

(二)档案数字化的主要内容

档案数字化主要包括档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库;载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库;档案专题信息的采集与建库。

二、档案数字化的意义

(一)提高了工作效率

档案是一种丰富的信息资源,它记载着社会发展各历史时期进展的全过程,汇集着丰富的、大量的各方面的知识。传统档案的存储载体以纸质居多,纸质档案要存储记载丰富的、大量的档案信息资源的话,其档案的数量、质量、所占的空间,都将是十分庞大的,而要将这些档案整理好、保管好、充分利用、发挥价值,具体从事档案馆藏工作的同志就必须承担许多繁琐的工作,重复劳动多,劳动强度大。档案数字化加工之后,利用计算机等现代化手段来管理档案,可以收到事半功倍的效果,从而使档案管理人员从繁重的体力性工作中解脱出来,集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作,增强了工作效率,提高了工作质量。

(二)有效保护了原纸质档案

我们现存的珍贵文献和档案记载着各地灿烂的文化与悠久的历史,必须加以妥善保管,并要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料,都难以达到这一目的,档案数字化能有效地保护档案原件。通过数字化处理制作数字化副本代替原件使用,把原件妥善地保存起来,便可以有效地延长原件的保存时间;数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存,以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损,甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏,达到了保护作用,从而从根本上做到了保护原件、利用原件,发挥珍贵文献和档案的价值。

(三)改善了利用方式

纸质档案数字化还能改善档案的利用方式。一份数字化加工后的“孤本”档案,可以通过计算机网络查询利用平台,同时提供给所有需要它的人共享,“孤本”不再是限制;档案数字化以后,将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以随时上网利用档案信息资源,“时间”不再是限制;数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能,扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案,免去了利用者过去异地查档的奔波之苦,“空间”不再是限制。

(四)充实档案馆网站内容

绝大多数档案馆都建有自己的档案网站,公开一些业务动态信息、编研成果和开放档案信息资料,但是往往因为业务单一、人员紧张等诸多原因,造成内容匮乏,更新少、更新慢等现象。现在通过将丰富的馆藏档案信息化和数字化,再通过鉴定,分类、分期逐步公开充实到档案馆网站,可以有效解决各档案馆网站普遍存在的网上信息资源匮乏的通病,也使得藏在深闺的档案瑰宝得以重见天日,发挥应有的价值。

(五)加快推进数字档案馆建设

数字档案馆是21世纪档案馆的发展方向,是指将计算机技术、通讯技术以及与之相关的软件技术用于档案馆的信息采集、处理、存储、检索和传输的信息管理系统。相对于电子政务,可称之为电子档案馆,相对于传统的实体档案馆,也可称之为虚拟档案馆。建设数字档案馆需要建立档案馆局域网,实现档案馆办公自动化,同时要实现与政务网联通,还要在互联网上建立公共网站等网络及软硬件支持。但是最核心的内容就是建立数据库并对档案逐一进行录入,它是数字档案馆建设的瓶径,因为其工作量十分浩大,因此尽快对传统档案进行数字化加工是传统档案馆走向数字档案馆的基础性工作和必经之路。

综上,随着计算机网络的进一步发展,档案数字化越来越明显的表现出优越性,我们要充分认识到档案管理数字化的意义,更多的考虑如何加强数字化建设。但是,档案数字化工作是一个庞大的系统工程,在推进中我们会遇到各种各样的困难和挑战,面对诸多问题,我们一定要不断探索和研究新方法,分析新形势,解决新问题,加快档案数字化的进程。

联系地址

北京市海淀区
中关村大街18号
科贸写字楼2116

免费电话

Call Now 4008 919 606