档案数字化加工流程及规范

  档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。
  先后顺序为:调卷 > 著录 > 扫描 > 处理 > 质检 > 归还 > 备份 > 挂接。在之前的档案管理数字化是需要拆卷的,但是现在有专业的非接触式扫描设备(比如book2net和iscan系列的产品)可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。
  
档案数字化加工流程及规范
  下面介绍详细的步骤:
  档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
  对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:
  (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。
  (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。
  如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下:
  1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
  2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:
  以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
  以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
  3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。
  4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
  5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。
  6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。
  7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。
  8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。
  9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。
  以上问题出现时,及时反馈给组长,由组长和客户协调。
  档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程,扫描的操作顺序:
  1>导入档案目录到(档案数字化加工软件);
  2>通过生成计算机磁盘树型文件目录结构;
  3>开始扫描档案;
  扫描中的操作细节及要求如下:
  1,扫描后的文件存储格式应为TIFF格式,分辨率为300DPI,以黑白扫描为主,特殊情况下,如扫描照片时,设置颜色为“灰度”。
  2,档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐,避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
  3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》(附件二),登记移交的档案数量、扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
  4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。)
  影像处理要以视觉清晰、页面完整为准,对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
  影像处理时,要保留文件编号与文件页码。特殊情况下,如扫描的照片不用进行影像处理。
  影像处理的过程中切勿操之过急,为了确保影像确实处理成功了,要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求,应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。
  1,逐条检查每个案卷目录下的扫描文件,是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。
  2,逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。
  3,逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。
  如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改,完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检,并对其它数据按5%比例抽检。
  档案装卷
  1,装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性,档案目录是否清晰并与档案实体相符;
  2,检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确,文件放置方向是否正确;
  3,装卷时一定要再次顺页,若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外,发现文件有缺页、残页,目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询,反应给组长及时解决;
  4,装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌,不得自作主张,改变档案装卷规则;
  数据备份
  扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上,扫描后备份,质检后备份,全部工程完成后,客户经验收合格后,进行三种备份
  1,将全部数据刻录成DVD光盘备份。
  2,将全部数据在计算机硬盘上备份。
  3,将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。

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