档案管理步入数字信息化“时代正轨”

  我国档案管理工作是指“过去和现在”的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此,档案管理工作看似简单,也不让人起眼,但实际上其保密性及管理责任重大。

  近年来,随着地方经济的快速发展,四川内江市档案局根据国家和四川省档案局的要求,从日常管理已经上升到社会服务体系高度,档案管理工作步入了数字信息化“时代正轨”。

  记者采访了解到,今年上半年,内江市档案局在内江市委、市政府的正确领导下,在四川省档案局的精心指导下,全面贯彻党的十八大、十八届六中全会、省第十一次党代会和市委第七次党代会、七届二次全会精神,抓班子带队伍,推进落实档案工作年度目标任务,把握机遇,建设新馆,抢救资源,打造特色,服务群众,提前完成了既定目标任务,成效显著。

  据统计,今年1至6月既定目标任务基本完成:征集文化名人档案、作品、资料等185件,占目标任务的61.7%;接收档案5523卷,占目标任务55.2%;提供利用档案13935卷次,占目标任务的69.7%;监督指导39个市级单位完成2016年文件材料归档工作,占目标任务的55.7%;培训档案人员410人,占目标任务的136.7%。

  与此同时,完成国家重点档案(民国档案)文件级目录数据采集52311条,占目标任务的65.4%;监督指导精准扶贫档案工作,印发部署要求文件,加强脱贫村归档工作指导;配合内江建工做好市档案馆建设相关工作,完成了规划许可证、初设审查及施工图审查等前期手续办理;积极开展馆藏民生档案数字化工作,签订了委托代理招标协议,该项目正在申报计划中。

  档案管理进入了数字信息化体系

  档案管理应当不断创新,建立健全数字化管理体系尤为重要。根据发展思路,内江市档案局(馆)主动“走上去”,争取档案数字化工作支持和帮助。与四川省档案局档案科学技术研究所签署《数字档案馆(室)建设合作协议书》。

  采取“院地合作”模式结成稳定合格关系,最大限度节约时间和技术成本,确定使用适应新要求的技术应用软件,落实数字档案馆(室)标准化建设,夯实数字档案工作技术支撑。

  具体做法:“一是合用软件,二是合办培训、三是合力推进”。今年5月以来,该局与四川省局科研所、内江师范学院联合举办《数字档案室管理系统》应用培训会,对全市各机关、团体、企事业单位200多名档案工作人员进行培训,有关省科研所技术人员通过多媒体对软件功能及操作进行详细讲解,各参会人员现场操作,做到应知应会。

  在内江市委、市政府及领导高度重视内江市档案信息化建设工作,有关市委、市政府领导对市档案局《关于推进内江市数字档案馆(室)建设情况报告》作出批示,市档案局及时贯彻落实,安排各科室通力合作,主动协调有关部门,积极推进全市档案信息化、数字化工作。

  实际证明,通过“馆、所、校”合作档案数字化应用技术培训落地见到了实效,有力推进了档案管理工作效率,这就是敢于“走上去”带来的巨大收获,对于推进数字档案建设奠定坚实基础。

  为积极贯彻《内江市电子文件管理“十三五”规划》,内江市档案局根据国家、省、市数字档案室建设相关要求,结合本地实际印发《关于加快推进数字档案室建设的意见》,做到了“三个明确”。

  一是对建设要求进行明确。《意见》对数字档案室建设要求、数字档案资源建设、档案实体与信息安全、质量管控及数据验收等方面提出了明确的任务和要求。

  二是对时间节点进行明确。要求各单位要切实把数字档案室建设纳入到本单位信息化建设总体规划当中,有计划有步骤地开展工作。市直机关、企事业单位自2017年开始,凡属国家综合档案馆接收进馆范围单位在移交档案时均要施行纸质档案实体与档案目录数据、全文数据的“双套制”移交。

  三是对业务规范进行明确。在《意见》印发的同时,将《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等相关规范作为附件一并印发,引导和规范数字档案室建设,确保各单位电子文件和数字档案的安全规范和有效管理。

  “三个推进”产业园区档案提质增效

  在建立档案数字化体系建设的同时,内江市档案局还积极参与社会服务,不断推进产业档案管理服务体系。

  为进一步规范和加强产业园区档案工作,积极贯彻《四川省产业园区档案管理办法(试行)》,内江市多措并举开展产业园区档案工作,推动园区档案提质增效。

  “一是推进保障性建设”。档案部门主动对接内江经开区、高新区等园区管委会,通过开展档案专题座谈,对档案工作进行双向沟通,建立健全园区及入驻企业、代管单位档案管理网络,保障档案设施设备配置,选派园区档案人员送省培训提升业务能力,切实贯彻《四川省产业园区档案管理办法(试行)》。全市设立园区专兼职档案人员15名,组织园区档案人员培训87人次。

  “二是推进规范化管理”。档案部门主动跟进服务园区建设,对新建园区档案工作实行“早介入、早规划、早落实”模式,新建园区统一按照规范化管理标准进行规划指导,园区区域托管时按照时间节点对托管单位档案处置工作进行及时指导。

  截止目前,全市产业园区达规范化管理档案室5个,其中省二级1个,省三级4个,为地方产业经济发展起到了应用的作用。

  “三是推进档案信息化建设”。以开展数字档案室建设为抓手,通过数字档案室管理系统、四川省电子文档管理系统软件为载体,建立园区档案文件级目录数据库、全文数据库,稳步推进信息化进程。

  今年以来,该局跟进指导内江高新区开展数字档案室建设试点工作,截止今年7月,该局已完成园区成立以来所有室藏文书档案全文数字化14384页,793件,并已进行应用软件系统全文数据挂接,成为内江市首个实现文书档案全文检索电子利用,纸质档案与电子档案“双套制”并行的档案室。

  档案管理为精准扶贫攻坚助力

  今年以来,内江市档案局按照中央、省、市脱贫攻坚相关精神,主动跟进融入到全市脱贫攻坚档案工作中,深入基层调研指导,多措并举开展监督指导,全市精准扶贫档案工作得到了有序推进,发挥了积极性作用。

  内江市档案局充分整合行业资源,发挥部门联动效应,由市档案部门和市扶贫移民部门联合发文部署精准扶贫档案归档工作。对2016年退出的63个贫困村、8777户贫困户资料归档工作就“归档时间、归档标准、检查方式”进行明确,促进扶贫资料各层级单位档案工作主体责任意识。

  在具体工作中,该局建立了市级负责档案业务指导人员培训,县(区)级负责基层档案人员培训的机制,通过精研规范、定期研讨、异地考察等练兵方式提升档案业务指导人员业务素质,并从中选取精准扶贫档案培训指导师资力量,充实到各基层单位开展脱贫攻坚档案培训和跟踪指导工作中。同时,培训注重“三个结合”,将档案业务人员培训与基层档案人员培训相结合,理论培训与实操演练相结合,上门专题培训与“互联网+”定点答疑相结合,全面提升培训效果。

  与此同时,国内根据实际情况,该局按照“一县(区)一试点”的工作思路,确定隆昌县石碾镇唐家桥村等5个精准扶贫档案试点单位,以试点村建设推进区域铺开。建立扶贫部门牵头负责,档案部门主动跟进指导,镇村干部、驻村干部、第一书记共同参与的档案工作机制,在重点培育试点村档案的基础上,选择试点工作开展良好的贫困村,作为现场教学点,分期分批组织各乡镇、贫困村档案人员到试点村参观学习,为档案规范整理提供有效借鉴。

  档案信息化措施建设凸显新成效

  档案数字信息化建设,是一个长期坚持不断创新的一项重大系统工程,建立健全原始基础数字十分重要。针对全市存在的复杂性,内江档案局从“四个”方面夯实了数字化加工基础。

  一是夯实档案全文数字化基础。实施馆藏民生档案数字化加工项目,对内江制药厂等25户改制企业原职工个人档案相关信息进行全文数字化加工,共著录案卷级目录数据23066条,文件级目录数据48364条,全文数字化60余万页。

  二是夯实档案数字化目录基础。实施国家重点档案目录基础体系建设项目,按照国家档案局关于国家重点档案目录基础体系建设的标准和要求,对内江《民国档案文件级目录采集操作办法》进行专题培训和采集。目前,已采集民国川康区食糖专卖局(11全宗)档案文件级目录数据1万余条。

  三是夯实网站管理、运行基础。加强组织领导,落实责任,坚持主要领导负总责、分管领导具体负责、确定一名专职人员负责具体工作,通过明确责任,细化网站管理日常工作要求,确保网站正常运行。定期开展网站运行情况全面检查,对未及时更新的栏目进行更新,主动公开档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息,对不能正常访问的页面及时处理。目前,档案门户网站发挥了积极服务作用,累计点击率达40多万人次。

  四是夯实馆藏档案资料基础。大力开发档案文化产品,通过加强馆际、部门及个人文化产品交流,近年共接收各类资料2035件,丰富了馆藏。严格按照报纸和期刊的整理要求,对2016年全年的报纸和期刊杂志进行全面系统的整理装订。共整理装订报纸5种,共28本;整理杂志图书78种,共884本;今年文化产品工作正继续加强,任务将越来越重。

  随着现代社会经济不断发展,档案管理工作将任重道远,档案管理不能局限于档案部门负责,必须转变服务方式,从资料提供者向信息服务者转变,依靠现代网络技术,降低档案人员压力,避免资料归置出现错误。因此,加大档案数字信息建设,是新时期档案管理系统工作的需要,也是经济社会服务不可缺少的责任所在。

  内江档案局在时代背景下,走在了地方数字化信息档案管理工作的最前沿,是敢于改革创新的结果,内江“档案人”在成绩面前不会停步,档案管理工作正迎接数字信息化时代进步的挑战。

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