浅谈如何做好街道档案管理工作

街道档案管理工作作为街道办事处工作的基础,能反映街道的真实面貌,是街道党工委、政府制定工作思路的信息资源,做好街道档案管理工作,对于基层政治、物质、精神文明建设和社会稳定,加强基层组织建设,规范街道管理等方面具有特别重要的意义。通过实地调查研究发现,目前,大多数街道办事处的档案管理工作极为落后,存在较多与现实社会情况不符合的现状。本文主要对当前街道办事处的档案管理工作现状进行分析,并就如何改进档案管理工作进行探讨。

街道办事处是市辖区人民政府或功能区管委会的派出机关,受市辖区人民政府或功能区管委会领导,行使区人民政府或功能区管委会赋予的职权。随着城市经济飞速发展和社会主义市场经济体制的逐步建立,街道办事处档案为城市的建设和发展发挥了积极的作用。下面仅就街道办事处档案管理工作进行简要阐述。

一、街道办事处档案管理工作的重要性

(一)加强街道档案管理工作是深入贯彻、落实《档案法》的需要。加强街道办事处档案管理工作有利于维护社会稳定。街道办事处档案中尤其涉及下岗职工基本生活保障、失业保险、居民最低生活保障以及低收入群体的救济、再就业和犯罪预防等方面的档案,是街道办事处有针对性开展工作、为民排忧解难、化解社会矛盾的重要依据。加强街道办事处档案管理是街道工作的原始记录和重要依据。对于反映街道历史面貌,为街道文明建设服务,促进街道工作规范化、制度化具有十分重要的作用。

(二)街道办事处档案管理工作是街道行政管理的重要环节。一方面,街道建设、发展、运行过程中形成街道档案,积累了大量的反映街道建设、管理和居民基本状况的档案信息资源,这些档案是维护街道及居民合法权益的历史真实面貌的凭据;另一方面,街道办事处档案管理工作是街道管理工作的一项基础性工作,街道办事处各个工作都离不开档案管理工作。做好街道办事处档案管理工作,提高街道办事处档案管理水平,有利于落实社会保障、处理社会纠纷、搞好司法调解、化解邻里矛盾、繁荣社区文化生活、促进城市精神文明建设,推动街道建设的健康、持久、稳步地发展。

二、 当前乡镇街道办事处档案管理工作的现状

(一) 档案库房设施参差不齐。乡镇街道档案管理室(馆)都是达标工程,库房已全部是密集架库房,但受经济条件影响和领导个人思想意识等方面的影响,当前,个别乡镇街道档案库房设施依然不能满足资料保管的所达到的要求,还有一些档案室处于底层库房中,环境阴暗潮湿,对档案的保存十分不利,更有就是一些档案室四壁斑驳,有个别漏雨现象,严重不利于档案的存放。

(二) 档案管理人员不固定。由于街道办事处工作繁杂,工作人员不足,造成大部分街道办事处没有专职的档案管理员,人员变动频繁,档案管理队伍很不稳定,导致上级档案部门的业务培训跟不上步伐,形成了年年培训年年换人,还未进入角色,人即被调换的局面。结果导致新手业务又不熟悉,管理人员整体业务素质提不高,档案管理质量达不到要求。

(三) 档案资料收集和管理工作不完善。导致这个问题存在的主要原因主要是以下两方面:首先是缺乏正规的管理体系,很大一部分档案没有得到妥善的保管。还有就是,乡镇街道各部门之间都各自为营,互不沟通,导致档案资料重复;其次,档案管理人员较少,尤其是缺乏专业的档案管理人员,乡镇街道没有设置档案岗位编制,档案管理毕业生很少进入到乡镇档案岗位,档案人员大多是从别的岗位上转过来的,档案技术职称对公务员和聘用人员又没有激励机制,加之对档案管理工作不用心也不熟悉造成档案管理凌乱。

三、 街道办事处档案管理问题的合理应对方式

(一)不断扩大经费投入,从根本上优化外部硬件条件。在街道办事处进行档案管理过程中,必须要及时提高自我对其的重视意识,不断扩大优化档案外部基础设施环境的资金投入,使其资金实现在完全保证街道办事处档案工作日常资金支出的其前提下,自主进行配备专用的档案管理柜及一些防火、防潮的设施。通过有效增加外部硬件设施投入力度,来全面提升街道办事处档案保管的外部条件。在完全保证信息档案的完整与安全性的前提下,逐步实现科学化、严谨化、标准化的档案管理要求。

(二) 注重设备更新和硬件设施的完善,为管理成效的改善提供物质条件。尽管当前的档案管理工作已经取得了良好成效,但依旧存在进一步提升的空间,其中,设备更新以及硬件设施完善属于极为关键的两点。为此,现实中有必要在现有基础上进一步增加投入,给予管理工作更可靠的物质保障。这方面的主要工作包括:第一,街道办必须正确看待增加经费的必要性,并在年度预算中对此进行考虑。第二,要确保档案管理中的必要支出有充足的经费作为保障。

(三) 建立完善的档案工作制度。建立健全街道档案管理工作制度,统筹安排,精心组织,实施统一领导,成立以分管领导为组长,党政办、行政办干部等为成员的档案工作领导小组。同时,配备责任心强、业务素质高的年轻干部为专职或兼职档案员,落实岗位责任制。严格执行档案工作业务规范,并狠抓执行和落实,不断健全和完善街道办事处档案管理体制,形成科学的管理模式。

(四)争取领导的重视和支持。做好档案工作离不开主要领导的支持,在走访调研中发现,主要领导对档案工作的重视程度决定着该单位档案工作的质量,领导重视的单位往往档案工作质量较高。街道办事处工作繁杂,领导忙于日常事务,不可能在档案工作上投入太大精力,因此,档案管理人员要经常主动地争取领导的支持,多向领导汇报档案管理的相关情况以及在工作中存在的问题,让领导认识到档案工作的重要性。有了领导的支持,档案管理工作中的很多问题就迎刃而解了。

(五)丰富街道办事处档案内容。建立街道特色档案,应注意以下几点。1.随着社区的发展,服务功能的拓展,人们对档案的需求更加多元化,这就要求我们不断丰富街道档案的门类;2.特色档案不是为建而建,而是街道工作的自身体现和反映,反过来建档又进一步规范和促进街道工作;3.只有围绕建立特色档案,服务街道建设,贴近百姓,贴近生活,贴近家庭,贴近社会,贴近特色群体,选好题,建好档,才能更好地发挥街道档案的作用。

建立反映党建工作特色档案。定期接待辖区居民来访,组织交流活动,和他们交心谈心,帮他们化解心中的郁闷和邻里琐事、纠纷,使矛盾化解在萌芽状态,使街道呈现一片安定、祥和的局面。其党建特色档案内容有该活动相关的制度、谈心记录、媒体对此事的宣传报道等。

(六) 拓宽知识面,实现管理的现代化。档案的管理与收集工作是一门专业性很强的工作,不仅对人员的专业技能具有较高的要求,同时对他们的职业道德与工作精神也提出了更高的需求。当下随着我国现代化信息设备的广泛应用,档案管理方法也在不断改革,对工作人员的业务知识、科学知识以及管理操作能力提出了如下要求:第一,加强对档案管理人员的专业知识培训;第二,掌握现代化管理技能,提高档案管理人员的综合素质;第三,利用现代化技术,整理档案。

综上所述,通过实地调查研究发现,目前,大多数街道办事处的档案管理工作极为落后,存在较多与现实社会情况不符合的现状。因此,如何做好街道档案管理工作成为了基层行政管理迫切需要解决的问题。本文主要对当前街道办事处的档案管理工作现状进行了分析,并就如何改进档案管理工作进行了探讨。

联系地址

北京市海淀区
中关村大街18号
科贸写字楼2116

免费电话

Call Now 4008 919 606