如何加强不动产档案信息的管理

 

2015年3月1日起,《不动产登记暂行条例》(以下简称《条例》)正式颁布实施,《条例》的实施是贯彻落实《物权法》关于建立不动产统一登记制度的重要举措。2016年4月29日,南京市不动产登记档案管理中心正式挂牌。2016年6月28日,南京市开始实施不动产统一登记,由此揭开了南京市房地产产权交易、登记、转移、变更管理转为不动产登记档案信息管理的新篇章。

不动产登记资料的内涵

《不动产登记暂行条例实施细则》规定,不动产登记资料包括不动产登记簿等不动产登记结果和登记的原始资料。同时明确,不动产登记资料中属于归档范围的,按照相关法律、行政法规的规定进行归档管理。

长期以来,从老百姓提出申请到登记机关受理、审核、制证,再到最后的归档,南京市的不动产产权登记工作形成了独具一格的档案信息管理体系。但是,由于业内对不动产档案的理论研究起步较晚,因而对不动产登记资料信息的概念、特点等存在很多分歧。

不动产登记资料查询与政府信息公开的区别

不动产登记资料信息属于政府信息的一部分,是政府职能部门依照《物权法》及相关法律规定,对在涉及所有权及相关权利的交易、登记、确权等管理活动中形成的文件材料进行归档后形成的档案信息。这些档案信息可以反映权利人房屋自然状况等,是证明权利人与不动产之间权利义务关系的原始凭证。

不动产登记档案信息所体现的是民事主体的利益,信息的查询利用必须由该不动产的相关法律关系主体依申请提出,也就是相关当事人提出申请是其查询不动产登记资料的前提条件。此外,不动产登记档案信息会存在部分涉及当事人隐私的内容,例如:个人证件、婚姻情况、诉讼、遗嘱、继承关系证明文件,还有登记部门内部关于权利核定的会议纪要等文件。这些内容可能涉及国家秘密、个人隐私,因而不能像政府信息一样直接向公众公开。

与不动产登记档案信息不同,政府信息必须要让社会公众广泛知晓。政府部门应主动公开信息,以求更好地保障公民、法人及其他组织的切身利益,进一步提高政府工作的透明度。

不动产登记档案信息的实时共享

南京不动产登记档案管理中心成立前,市房产交易登记中心建立了交易登记档案信息系统,其目的就是防止已经办理抵押登记的房屋在交易系统中被二次买卖。通过交易系统的实时共享,能够从系统中反映已出售房屋的相关信息,杜绝了“一房二卖”现象的发生。

《条例》第二十四条对交易登记信息的实时共享作了规定:“不动产登记有关信息与住房城乡建设、农业、林业、海洋等部门审批信息、交易信息等应当实时互通共享。”南京市不动产登记档案管理中心成立后,将房产部门的房屋登记职能剥离,使得审批、登记、发证、产权交易等职能隶属于不同的管理部门,以求能够规避交易、登记时可能产生的各种法律风险,从而能够防范审批与登记或交易与登记等环节可能出现的漏洞。

不动产登记档案信息涉及公检法办案、民政婚姻状况、财政、社保证明等一系列问题,在实践中,南京市不动产登记档案管理中心根据相关业务的管理需求,在充分保护个人隐私的基础上,通过档案信息的分级权限建立业务共享服务机制,依法设定信息查询权限,大大缩短了不动产档案信息的查询时间,提高了档案信息的利用效率。

不动产登记档案信息的公开程度

不动产登记档案信息的查询要遵循权利和义务对等的原则,查询主体在享有法律赋予的查询档案信息权利的同时,也有保护不动产权利人隐私的义务。相关法律法规应该对不动产档案信息的公开程度做出进一步的明确。

以登记簿与登记材料为例,登记簿的公开性远远大于登记材料的公开性。究其原因,是因为登记簿允许权利人和利害关系人公开查阅,登记机关应该为公众行使查阅权提供便利;而登记材料中可能涉及当事人隐私以及行政机关的审批文件,这些内容不宜直接向公众公开。虽然《条例》中明确规定“允许公开查阅登记簿”,但这并不意味着任何人都能在未经法定程序的情况下查询他人的登记信息。

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