科技改变文件与档案管理

 

日前召开的第八届中国电子文件管理论坛的主题是“新技术环境下的电子文件管理创新”。我想用3个关键词简单解析一下这个主题。

第一个关键词是“新技术环境”。现在应该不会有人怀疑“科技改变世界”这句话了。从刀耕火种到万物互联,科技发展与社会变迁一路同行;从航天航空到日常生活,科学技术的魔力不断刷新人类的想象空间,用令人瞠目的速度延展着这种改变的范围和程度。有人预测未来的优秀战士可能从游戏高手中产生,因为战争中拿游戏手柄的将比拿枪的更多!有人预测剁手网购不久也要落伍,因为冰箱等家庭陈设会根据需要自动补货。至于以前难以想象的人人长命百岁、车车无人驾驶等奇迹如今几乎人皆信之,可见科技的能量超乎想象!科学技术总是不断出新的,当前我们所说的“新技术”是指大数据、云计算、生物科技、太空科技、人工智能等一波令人炫目的技术。这些技术开启了一个又一个新纪元,2016年VR(虚拟现实)元年的说法声息未落,2017年便被世人称为AI(人工智能)元年。这些技术对于人类社会的渗透和改变是全方位且深刻的,有些甚至是颠覆性的,全球新一轮科技竞赛硝烟四起,各国的经费投入和政策支持史无前例。习近平总书记在党的十九大报告中提出了“瞄准世界科技前沿”“推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合”的战略方针;俄罗斯总统普京最近在预测人工智能科技竞赛时则宣称,“谁成为这个领域的领导者,谁就能成为这个世界的统治者”。

当然,这些新技术只有与我们从事的文件、档案管理密切相关时,我们才会专题讨论它。如今的文件绝大多数是在信息环境中生成的,天生就有从各类业务系统中带来的显著技术特征与含量。越来越多的无纸和无人业务造就了海量的新型文件,这些文件的形成主体、文件形态、特征、数据量、运行流程、管理要求各不相同,而认识、管理和利用这些文件信息无一不需要科技支撑,包括管理系统研发和管理方法实施。深入分析可以看出,这一波新科技的最强推手是信息,或者说是数据,其中很多具有文件、档案性质,比如今年风生水起的人工智能,专家称,在人工智能领域已经有几十年的研究历史,经历了几起几落,这次高潮爆发的主要原因是有了足够多足够好的数据供机器深度学习。大数据的知识发现,云计算的高共享和低成本,区块链的不可篡改和可追踪等特征给文件管理的应用提供了很多新的机会和可能,文件管理不可避免地进入了新技术环境之中。

确定这个题目的最初想法是在电子文件管理研究中心几位研究员的一次闲聊中产生的。当我们终于完成了这一版电子文件管理教程的修订,以为已经努力把已知的前沿知识和动态写了进去,可以稍稍松一口气时,却猛然发现这口气还不能松下来,一波新技术正悄然进入文件管理领域,对文件管理形成很多新要求新冲击,需要改变或替代原来的管理技术方法。一些先行者开始进行新的探索,电子文件管理可能为之改变样貌。我们想,举办电子文件管理论坛的宗旨就是同行相聚、感受时代,何不借今年论坛之机共同触碰一下这个领域新的科技脉动呢?国电联办、国家档案局都非常关注新技术环境中电子文件管理的新动态,支持以开放的、前瞻的眼光探讨这个前沿话题,于是我们就筹划了这场文件与档案管理的科技大餐。

第二个关键词是“电子文件”。如今,电子文件的概念处于动态变化之中,数据、信息、文件、档案等概念之间没有共识的边界,即使在各国发布的政策法规中也难以确切加以区分。我想,我们在继续进行概念辨析的同时必须承认和接受当下这几个概念的混合交叉存在,将其中原生的具有保存价值的部分都纳入我们研究和管理的视线范围,而不纠结于它叫什么。这是当前很多国家文件、档案管理的重要策略,这种策略并非无奈之举,而是数字时代文件管理开放务实发展的理念和态度,是适应文件管理数字转型的一种智慧的选择。道理很简单,对于这些生长变化而又相互缠绕的概念,如果我们过于刚性地圈定管理边界,很可能失去这个边界之外我们尚未认识清楚但具有重要价值的管理对象,而文件管理职能的扩展是无须怀疑的趋势。因此,本次论坛立足文件、档案及其管理的本质特征,接受相关概念的交叉并存,在更开阔包容的领域中探索电子文件的科技应用。

第三个关键词是“管理创新”。当前新一波科学技术的显著特点是广泛的应用价值,各行各业在探索本领域应用的过程中也丰富和提升着这些新科技的内涵。电子文件管理的环境和自身特质已经发生了深刻变化,如果管理实践还停留在过去时态,沿用过去的技术方法自然会落伍掉队,难以履行现实使命。本次论坛的演讲嘉宾来自3个方面,新技术研发机构,文件、档案管理一线人员和高校研究人员,话题涉及大数据、云计算、区块链、人工智能等新技术对于电子文件(包括数据、信息)的要求,以及在电子文件管理中的应用。这些演讲的共同特点是直面新环境进行理论、管理实践和技术的新探索,他们将向我们展示新技术对电子文件管理创新的呼唤和应用可能。这些新理论和新实践大多没有先例,但拥有希望和前景。

在这个科学技术快速迭代更新的时代,电子文件管理的同行们只有关注前沿,面向未来,勇于探索和创新,才能参与并属于这个时代。美国科幻作家威廉·吉布森的这句话并不科幻,他说,未来已经到来,只是尚未流行。是的,未来与现在的距离正在缩短,未来就在现在的孕育之中。对于新科技所代表的未来报以观望、担心、害怕的结果只能是被未来淘汰,而积极拥抱未来、尝试未来的人,因为更理解、更接近未来,也许就成了未来的赢家。不容置疑的是,科技将会改变文件和档案管理。在互联网时代,最强的竞争往往来自本行业之外,在文件、档案管理领域,那些简单的重复性操作被现代科技接盘的概率很高,那些新兴文件管理被其他专业人员掌控的可能性很大。因此,拒绝和逃避技术的文件与档案管理者有很高的被边缘化或出局风险,而规划和探讨文件管理层出不穷的新问题,需要智慧和应对不确定性的能力,这样的工作必然拥有强大的生命力和未来,文件与档案工作者将在接纳应用新技术的过程中,从不断的自我迭代、自我更新中获得新的能力,对社会发展和科技进步做出我们的时代贡献。

另外,中国人民大学电子文件管理中心是一个开放的研究机构,为了扩展和提升研究能力,今年将面向文件、档案管理各方面吸纳研究人员,欢迎有兴趣参与的各界人士积极参与。

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