浅谈审计档案数字化系统

建立审计资料库是实现审计办公自动化的一项基础工作。在目前的计算机技术条件下,利用计算机系统整理、收集审计资料,形成审计资料库,能够有力地推动审计工作发展。   建立审计资料库需要收集的审计资料,从来源上可分为两类:办公软件生成的计算机文件和纸质文件经扫描形成的计算机文件。无论是利用办公软件生成计算机文件还是经扫描形成计算机文件,对这些文件的加工过程,都属于纸质文件数字化范畴。   纸质文件数字化,就是将以文字为形式、以纸为载体的被审计单位的审计档案及审计工作中形成的各种审计文稿,转换成以数字为形式,以磁盘、磁带、光盘等为载体的计算机文件,进而予以保存,并满足查询、检索等方面的需要。   纸质审计文件数字化系统是实现纸质审计文件数字化所需的硬件、软件及人力资源的有机结合。   审计署旅游侨务审计局在审计实践中自行设计、开发了“审计文件数字化系统”软件,取得了初步成果。笔者总结该单位的实践经验,结合纸质审计文件数字化工作的内在规律性要求,谈谈建设审计资料库过程中,设计纸质审计文件数字化系统时应该考虑的几个基本方面。   一、纸质审计文件数字化系统的功能结构   为实现纸质审计文件数字化过程,纸质审计文件数字化系统应该具备以下几方面的功能:   一是转化功能。通过该功能,数字化系统将以纸为载体、以文字为信号的纸质审计文件转化成以磁盘、光盘等为载体,以数字为信号的计算机文件。该功能的实现可以借助于计算机、扫描仪、数字相机等设备及设备驱动软件来实现。   二是处理功能。通过该功能,数字化系统将计算机文件进行适当处理、转化,建立可以自由检索使用的数据库。   三是检索功能。通过该功能,检索者能够自由地检索已经转化为计算机文件的审计文件。   实现处理功能和检索功能需要灵活组合运用多种数据库软件、编程软件、办公软件来完成,所需要的操作比较复杂、耗时,实现起来难度与阻力都比较大。   四是数据存贮功能。通过该功能,将转化而成的计算机文件临时或长期存贮,以便由数字化系统进一步处理和输出。   通过纸质审计文件数字化功能结构的分析不难看出,纸质审计文件数字化过程的难点和重点就在于设计、开发出能够高效完成处理功能和检索功能的专用软件。   二、开发具有计算机文件处理功能和检索功能的专用软件   利用扫描仪扫描后形成的计算机文件一般是图像文件。这种文件有如下特点:纸质审计文件经扫描形成计算机文件后,每一页形成一个独立的计算机图像文件,比如,假设江西甲钢厂1999年的审计档案共200页,扫描后就将形成200个计算机图像文件;扫描形成的计算机文件的名称一般包含特定的系列号码,如上例中扫描形成的计算机文件的名称可能是:“江西甲钢厂1999-001”、“江西甲钢厂1999-002”……“江西甲钢厂1999-200”;在每一个图像文件中,我们可以看到文字、图表、签章等内容,但这些内容对计算机而言都是图像元素的集合,计算机不能识别其中的文字,因此,我们也就不能利用计算机直接对文件的文字内容进行编辑、检索、输出等工作。   基于计算机图像文件的上述特点,就需要在扫描形成的计算机文件和能满足自由编辑、检索要求的计算机文件之间“架一座架”,从而顺利实现纸质审计文件数字化。这座桥就是能够满足计算机图像文件处理需要的文件处理功能。   旅游侨务审计局通过设计开发具有索引功能、关键词功能和检索功能的“审计文件数字化系统”软件,架起了图形文件与可自由检索显示文件之间的桥梁,初步实现了对图像文件的有效处理。该软件将计算机图像文件的处理功能分解为索引功能和关键词功能。通过该软件的索引功能,能够完整地建立扫描形成的计算机文件索引,标注出它们所属的纸质审计文件及其在纸质审计文件中的页码位置,从而将零散的计算机文件组织起来。该软件的关键词功能,可以给已完成索引的每一个计算机文件配置关键词,所配置的关键词是根据计算机图像文件的内容,预先设想检索者可能的检索要求而设定的。通过该软件的检索功能,检索人员只要输入其所需文件应含有的关键词,数字化系统就会将含有该关键词的计算机文件按照纸质审计文件的组织方式,向检索者有序地显示出来。索引功能、关键词功能与检索功能是紧密衔接的,后一功能建立在前一功能充分实现的基础上,前一功能实现的质量直接影响后一功能的实现。   三、人力资源的配置   纸质审计文件数字化系统中各个功能的实现都是以计算机硬件设备、软件及人力资源的有机结合为条件的,都离不开合理的人员配置。   第一,纸质审计文件数字化系统的设计工作,需要具备计算机专业技能的人员与具备审计专业技能的人员密切结合,在现有计算机硬件与软件技术的支持下,使系统最有效率地服务于审计工作需要。第二,必须配备硬件设备的安装与维护人员,使硬件设备始终处于最好的工作状态。第三,要安排软件的开发与维护人员,这样才可以最大限度地发掘与利用通用计算机软件的功能,最有效地更新与调整专用软件的功能,满足审计工作需要。第四,要安排审计文件数字化系统的操作人员。计算机软件与硬件的应用,其目的就是最大限度地提高工作效率,旅游侨务审计局的实践表明,为实现关键词功能,需要操作人员根据未来检索者的需要为每一个计算机图像文件配置关键词,而一些计算机文件所需要的关键词可能较多,这就需要操作人员进行大量创造性劳动,为检索者提供准确、充分的关键词,满足检索需要。

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