档案数字化管理优势与弊端

摘要:

随着科学技术的不断发展,电子信息化设备逐渐在我国发展起来.现如今,数字化的档案在各个领域、各个企业中已经是必备之物,深深影响着我们的工作、生活.而档案数字化管理也适应了时代需求.利用高科技电子信息技术结合计算机软件技术共同实现档案数字化管理.目前我国对档案数字化管理还处于技术开发和应用阶段,有一定的优势同时也存在一些弊端.为此,分析了档案数字化的要求,阐述了档案数字化管理的优势和不足.

关键词:

档案数字化;管理;优势;弊端

在全球信息化的时代,传统的档案管理体系迎来了新的挑战.面对日渐增长的电子信息技术,人们的工作、生活都实现了自动化、标准化、网络化,一些日常的工作可以通过互联网和计算机来完成,这导致了文件也从纸和笔转变成了电子档案.大量的纸质文件变成了信息数据,促进了档案数字化,而对档案数字化的管理就显得尤为重要.

1档案信息化是时代趋势

随着计算机网络技术、数据库和多媒体技术的发展,档案信息数字化逐渐取代了传统的纸质文件,成为了众多企业、领域的“宠儿”.它是一种伴随互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态,具有一定的分散性和多元性,它可以将信息记录在不同的载体、不同的地理位置,以网络数据的形式存在于互联网中,不受时间、空间的限制,同时资源共享,提高了档案的使用效率.近些年来,企业信息化建设一直以数据为基础,以网络建设为中心,坚持以应用为导向,积极开发信息技术,引进新科技,从而达到完善企业系统的目标,推动各个系统向网络化方向发展.一些企业、事业单位在信息管理上已经完全实现了办公自动化.伴随着办公自动化的出现,档案的生成方式迎来一次巨大的改变.这种改变关系着档案资料管理逐渐走向数字化,而档案数字化管理也顺应了时代发展的需求.

2档案数字化管理的优势

传统的档案管理模式下,档案立卷是必要的,直到现在档案室也依然要求所有档案必须立卷.但是一些单位将零散的材料分批送到档案室代替立卷,这种现象的存在导致了档案管理员对部门工作无法判断,也无法确定材料是否完整,促使档案卷质量下降.将档案数字化、网络化后,由档案管理员统为档案卷整理编码,统一管理保存,从根本上解决档案卷无法收齐的问题.有效提高档案管理员的工作质量,确保部门全面落实立卷制度.另一方面,档案数字化管理不受时间和空间的限制,改变了传统管理模式,使档案资料在管理和利用上都不仅限于上班时间.在传统管理模式中,想要翻阅档案资料需要在特定的场合中,利用办公用具,经过管理人员审批后才可以使用,在实现档案数字化管理后,只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅.以计算机、电脑工作台为主要办公工具,通过档案编码就能精确查找.不但节省了大量的时间,也降低了档案管理员的工作难度.在企业各部门内部,大量的电子档案、文件被整理出来,通过有序的编码将资料存在硬盘中.这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中,同时易于保存,只需要把档案、文件进行加密处理,就可以提高文件的准确性.使用者只需要获得允许,就可以查找所需的资料.有效提高了档案管理部门的工作效率,立卷部门也只需要将资料、文件输入到计算机中,定期对文件、资料进行更新,再输送到档案室就可以了.档案管理员通过管理系统将档案卷编目、整理,同时打印目录,方便查找.整个操作流程节省了大量的人力、物力、财力,也提高了办事效率,促进企业快速发展.在信息时代,传统管理模式下需要将档案明确分类、按照内容、时间顺序整理,以保证档案完整保存,方便及时查找.实现档案数字化管理后,企业各部门、各类档案的电子文件都整理在计算机硬盘中,通过电子档案立卷后,使用计算机检索功能可以查找与之相关的具有历史性的文件.方便在查找档案卷时了解来龙去脉,同时也深化了档案内容信息.

3档案数字化管理的弊端

就目前来看我国档案数字化管理还处于开发阶段,各项技术还不是很完善,由于我国生产力水平的限制,科学技术相对受到影响,导致数字化档案管理中还存在一些不足.档案数字化管理还处于不断摸索前进的时期,而电子信息技术的特点使电子文件的操作方式简单,传递比较迅速,方便携带等特点,同时也带来一定的安全隐患问题.在安全方面,受到电子文件形成方式的影响,导致电子文件的保密工作难以控制.电子文件是利用电子编码技术,将档案、资料、文件的内容通过有序编码输入到计算机中,并按照固定的模式存储.在一定条件下,可以对电子文件进行编辑修改,而且不会留下任何痕迹,很难保证电子文件的完整性和准确性.且电子文件的载体多种多样.信息技术的不断发展,使得一些鉴别文件原始凭证的关键信息也允许更改,这也使得电子文件很难保持其可用性.一些企业在档案管理上实行“双套制”保存.就是将相同的文件、档案、资料在存储为电子文件的同时也体现在纸质文件上,各个部门之间在网络上传递文件、资料,办完后再辅发纸质文件.这样就形成了同样内容两种类型的保存方式,不仅浪费了大量的人力、物力、财力,也拉低了办公室的工作效率.

以现在的科技水平来说,几乎所有的电子文件对载体都有很强的依赖性.虽然计算机的存储容量很大,但是在电子文件面前也总有困难的时候,且,电脑运行速度与存储量是成反比的.在电子文件刚刚形成的时期,还存在一些软件与文件之间不兼容的问题,这种问题直至今天仍然存在,软件更新速度过快,一些历史性的电子文件会因为不兼容的问题,出现无法阅读或缺失数据的情况.再者网络安全问题始终是一大难题.电子文件的数据受到人为因素影响容易丢失或被病毒感染,这对电子文件的安全性造成巨大的威胁.由于电子档案受到载体的制约,一定程度上可以说没有载体,电子档案就无法发挥实际作用.而对于载体来说除了网络安全问题,还有许多外部因素也威胁着载体的安全.比如:计算机损坏,磁盘硬件无法正常工作,造成电子文件丢失,甚至无法找回.一些重要资料的丢失会给企业带来不容忽视的损伤.就目前我国企业来看,部门与部门之间的管理软件不相同,导致各部门之间的文件、资料等无法实现共享.各个部门都有自己的特点,所使用的软件、对统一内容文件记录形式都产生差异,致使各个部门各自为政,企业的发展受到限制.而同一管理系统的设计单位不同,软件运行的环境也大不相同,在这当中一些电子文件很难互相转换,甚至造成部门资料无法立卷等问题.

纵观我国科技水平,主要受到生产力的影响,而档案数字化管理系统虽然已经广泛应用,但是在一些企业、单位并没有重视这个强大的信息库.甚至一些单位仍然在沿用传统的管理模式,在档案管理工作大多还是需要人工检索.他们没有将眼光放在长远的科技上,只是注意到了伸手可及的档案室,忽略了互联网带来的浩瀚宝库.出现这样的情况很大一部分原因是决策层没有正确认识信息技术的重要性,直接导致档案数字化的利用率不高,对档案数字化管理只进行了“数字化”没有进行管理或只进行了管理而没有“数字化”,使得计算机在整个管理系统中成为了“高档打字机”,对于档案数字化管理只作用于形式上,没有落实档案数字化管理的实际意义.

4结束语

目前,我国在档案数字化管理的道路上仍然处于技术开发阶段,在不断摸索的道路中,如何解决电子文件安全问题,实现信息共享,建设完整的档案数字化管理系统仍然是行业发展的重要目标.

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