职校档案信息数字化管理思考

摘要:

高职院校档案信息管理数字化是信息时代档案领域发展的必由之路,能够有效提升学校档案管理效率,更好地实现档案资源的功能,非常值得校内档案管理人员深入研究和学习。文中,笔者从高职院校档案信息数字化管理的功能与意义入手,详细探讨现今高职院校档案管理数字化面临的问题及对策。

关键词:

档案管理;信息数字化;高职院校

高职院校信息庞杂、档案内容繁琐,需要档案工作者细致的规划和统筹方能实现其数据资料的科学管理。档案信息数字化为高职院校档案管理工作提供了一条新思路,它减轻了相关人员的劳动强度,极大提高了档案工作的准确率,受到越来越多院校的欢迎。

一、高职院校档案信息数字化管理的功能及意义

(一)档案信息集成功能数字化管理模式能够将文本状态的档案信息转化为计算机可识别的数字形式,从而使档案信息资源以两种存储状态出现,高职院校不仅可将档案以纸质实体的形式妥善保存,还可借助计算机技术的支持将其以文字、图像甚至视频等数字化形式存储起来。这样,传统档案资源就实现了实体与数据的分离,既增加了校园档案资源的储备规模,又有利于实现资源数据的检索、查阅。

(二)辅助性服务功能传统档案管理易受资源性质、环境条件、技术条件等外界因素的不良影响,而档案信息数字化之后,这些问题将迎刃而解。高职院校档案管理人员可通过资源分类体系的建设将档案信息进行归类、整合,从而更加方便地为信息利用者提供快捷、准确的服务功能。

(三)提高档案管理工作效率与工作质量传统档案管理工作需要档案管理人员对纸质档案材料进行人工收集、编整、归档、建档、检索,这种工作方法效率低下、费时费力,已经不能适应当今高职院校档案管理的需要。而在档案信息数字化管理下,档案管理人员只需执行相关资料的录入工作,其余工作如编整、归档、建档、检索等均可通过计算机软件技术完成。这使档案管理工作实现了规范化和科学化,极大提高了人员的工作效率。除此之外,档案管理工作数字化后,还能克服纸质档案容易损坏、载体使用寿命有限、复制困难的弊病,进一步提升了档案管理工作的质量。

二、高职院校档案信息数字化管理所面临的问题

(一)档案管理数字化意识薄弱高职院校大多由中专院校升格而成,或由多个中专院校合并而来,其各项管理本身就存在许多问题,这些问题同样也延伸至档案管理方面。一方面,高职院校此前的档案管理模式已经过于陈旧,不能够适应升格后更为复杂的档案管理工作;另一方面,许多高职院校领导往往只注重教学工作,而忽视了档案管理等其他辅助工作的发展,甚至视档案管理工作可有可无。这两方面原因直接导致了高职院校档案信息数字化管理缺少必要的基础资金投入以及人员培养,从根本上阻碍了档案管理的发展脚步。

(二)档案信息数字化管理的手段落后高职院校档案信息管理的技术相对落后,一些系统的构建不够成熟,其不能够同高校其他教学系统、教务系统等相互联系,极大地限制了其功能的发挥。譬如,绝大部分高职院校都有自己的办公自动化系统,而在档案数字化管理系统搭建时,校方往往忽略了二者之间的数据信息的互通,从而使档案管理系统受到孤立,不能同办公自动化系统联动最大程度发挥学校数字化工作的优势。除此之外,许多高职院校的设计档案管理系统还存在照搬其他院校架构模式、不能根据管理需要进行升级等技术问题,这些都不利于高职院校档案管理工作的发展。

(三)档案管理专业人员匮乏高职院校档案管理人员多数是由各后勤管理部门抽调而来,其专业背景往往同档案管理工作不符,加之档案管理队伍变动频繁、组织架构不稳定、在岗培训不足等原因更降低了这一队伍的专业性。除此之外,许多档案管理人员的个人意识仍旧停留在传统纸质档案管理阶段,对计算机软件技术、互联网技术等新型知识的引入接受能力较差,甚至有所抵触,这也从主观上拉低了高职院校档案管理人员的综合素质,从而造成档案管理的数字化进展缓慢。

三、高职院校档案信息数字化管理的对策

(一)提高认识,加大投入力度高职院校各级领导要充分认识到档案管理数字化的重要性,将档案数字化同学校建设等实际人物相结合,进一步加大档案管理工作的人力、物力、财力投入,扩建馆舍、购置设备,努力改善档案管理人员的工作环境,确保档案信息数字化管理的顺利开展。从硬件、软件技术等方面改善馆藏条件及办公条件,为数字化建设提供物质保障,通过增加经费投入,逐步配置必要的档案安全保护设施及必要的计算机设备来夯实档案数字化建设的物质基础。

(二)充分利用现代技术,升级档案管理模式高职院校档案信息管理必须抓好档案信息联网检索、档案数字化传输服务、校园系统平台综合利用等几项重要功能,使档案信息管理真正成为学校日常管理体系中不可或缺的一部分。以下,笔者从三个方面论述利用现代技术升级档案管理模式的具体策略:1.利用计算机软件检索技术对档案资源进行分析、处理。运用计算机技术,内容庞杂、分支细密的档案资料能够快速分门别类,实现编目、统计、检索等常规工作的自动化处理,这大大减轻了档案管理人员的工作强度,同时也使档案信息更加准确无误、无缺漏。2.应用微缩影像等数码技术对档案进行翻拍、留存、传递等。微缩影像技术就是将档案原始文件按照一定比例进行数码采集,使之通过感光材料制作成影像微缩品的信息收集方法。它能够实现档案信息快速而准确的存储、传递和使用,最大限度还原纸质档案原貌,并且保存时间长,文件格式统一,极大地减少了档案频繁翻阅带来的破损情况。除此之外,利用数码影像技术收集的档案信息还能够借助互联网同计算机相连,实现档案的还原、复制等功能,从而弥补纸质档案信息复制困难的缺陷。3.加强高校档案数字化网络建设,实现各部门信息联通。高职院校要在办公自动化系统以及档案数字化管理系统之间架设一条沟通渠道,如通过在查询接口程序中设置档案信息查询项目等手段来确保档案信息管理同高职院校自动化办公系统、教务教学系统、人力资源管理系统以及财务系统之间快速、有效地链接,为相关部门利用档案信息资料提供便利条件,也为档案管理部门提供信息收集、整理与归档便利,最终实现高校网络平台办公的数字化、信息化整合。

(三)建设一支具有专业技术的档案管理队伍从人才选拔角度来讲,学校要寻找一批既具备档案管理专业能力,又精通计算机技术、互联网技术的复合型人才充实队伍,尽可能将一些责任心强、专业技术过硬的人员推向档案管理的工作岗位上。从人才培养的角度来讲,高职院校要定期或不定期举办档案信息数字化管理培训班,不断地提高在岗档案管理人员的现代化素质及管理意识。总而言之,在档案信息管理数字化的大趋势下,高职院校要认真研究、合理规划、大力支持,加大物力、财力投入,建立起包括档案管理平台在内的校园信息网络,选拔和培养一批适应档案管理现代化发展的专门型人才,通过一系列行之有效的具体措施加强档案数字化建设,使高职院校档案的管理水平迈上一个新台阶。

参考文献

[1]郝艺飞.计算机技术在档案管理现代化应用中的问题和对策[J].平原大学学报2002(1).

[2]李国庆.深圳数字档案馆建设的理论构架及阶段性成果[J].中国档案2003(3).

作者:郭玲 单位:湖南环境生物职业技术学院

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