浅谈档案数字化建设的作用和意义

【摘要】21世纪,计算机技术和现代通信技术得到了快速发展和广泛应用,档案数字化的发展也成为了一种必然趋势,其所展现出的愈发明显的市场性和影响力也不容人们所忽视。我们要充分认识档案管理数字化建设的意义,还要在此基础上将其付诸实践,更好地发挥其作用使它能够实现功能利用的最大化。一个系统的档案数字化体系建设工程量浩大,但它无疑是对传统档案馆进行改革的一条必经之路,亦是新世纪中各级各类档案事业的发展方向。

【关键词】档案数字化;计算机网络;作用;意义

随着大数据时代的来临,档案数量的逐年递增,在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针。而在科学与新技术更替日新月异的时期,档案数字化的建设也亟待更为广泛地推广。传统档案包含有纸质、声像、实物等各种介质的档案,而数字化档案则通过利用新技术——如计算机、扫描技术和多媒体等技术手段,把最初的那些档案资源转化为计算机网络中可以存储的、数字化、电子化的档案信息。再通过为其详细地编排目录、摘要、索引等方法管理电子档案,从而为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作流程主要在计算机网络上进行,最终可储备形成一个系统的档案信息库,以便能为人们及时提供信息,实现资源共享。

一、为何需要进行档案数字化建设

档案是在人们社会生活中形成的,具有保存价值的各种形式和载体的历史记录,它在人们的日常工作生活中也有着极为重要的作用,档案管理的重要性毋庸置疑。

传统的档案信息一般还是以纸质文档为主,放置在档案室里面,查找调用起来非常费时。而数字档案在对原档案文件进行扫描以后,可以迅速方便地把信息录入到计算机数据库中,用网络存储档案信息,检索快捷方便,实时同步备份,存储空間小,维护方便安全,还能借助计算机的网络化特点从而更为便利地为全单位、区域、全国甚至全世界所利用。处在网络信息化社会的档案事业,也将朝着多元化、先进化、开放化的方向发展,档案数字化建设乃是大势所趋。

二、档案数字化建设的作用

档案数字化对档案的先进管理、使用和传播都具有着重要的作用。

(一)档案数字化保护档案原有的模样。1.电子化处理。从人类历史文明角度来说,档案是具有价值的历史文献,而传统的档案存储方式主要以纸质、缩微胶片和照片音像等形式存在,由于其载体本身的固有性质容易对档案原件造成损坏甚至丢失,保存安全系数不高。但将其电子化处理后,经由计算机网络进行保存,一方面既可以代替原档案使用,又可以最大程度延长其保存时间。2.数字化备份保存。对那些重要的需要长期或永久保存的档案,可以采用现在极为流行的数据备份的方法,进行云储存或储存多份的方式备份保存。3.图像处理技术。恢复原档案材料中容易模糊褪变的文字部分,以及对污损残缺照片档案的修复。档案经过计算机扫描以后,可以形成数字影像,再利用现代化的图像处理技术,从而对其中的部分模糊褪变字迹进行恢复。

(二)档案数字化能够使原档案在更大的范围中得到利用、甚至改变其使用方式。1.打破“孤本”限制。不再拘泥于传统纸质档案的“一份一地”,也免去了档案复制转移的繁琐程序,一份档案可以同时提供给多个需要的人使用,覆盖面和社会化程度扩大,有效地实现了资源共享。2.在不同地域之间的传输、不同时间空间的调阅成为可能。不同形式的档案文件可以利用互联网的优势进行不同地域之间的传输,以此来扩大档案的利用空间,同时也缩短档案的传送时间、节约传送费用。3.提高档案查询、检索速度。利用计算机所具有的高速检索功能和高科技的处理能力,短时间内它能从海量的数据中迅速准确地找到数据。

三、档案数字化的意义

(一)提高了经济效益。数字化管理档案通过新形式,将传统的主要以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案,极大地减少了保管存储费用,还在一定程度上节省了占地空间,查阅起来也节约了大量时间,从而也避免了因反复印刷复印资料而造成的纸张消耗和人员利用。

(二)提高办公效率。档案数字化能够提供详细、即时的数据信息,使查询资料变得非常方便快捷,也大大减少了办公人员的工作量,减轻其负担。档案库也从原本的文件实体保管扩展成了提供信息的信息保存调用中心。

(三)提供全面的服务工作。档案数字化通过互联网、局域网、政务网进行高效检索、储存阅读电子档案、提高管理水平、提高档案业务部门的服务水平,为档案面向社会服务大众及其自身内部管理提供了更为全面的服务工作。

(四)实现更高的社会价值。档案自身的重要性决定了其所具有的社会价值,它也绝对是社会历史发展进程中一个不可或缺的方面,它承载着过去,为现在所利用,更能够使我们更好地规划未来。数字档案的建设,涉及不同的领域和行业,传承着人类文明,为社会主义政治经济建设服务,有力地推动了我国各项事业的建设发展。

总而言之,档案数字化建设是顺应时代潮流、紧跟时代发展的新举措、新要求。它将进一步推动我国档案管理事业的发展,加快社会进步与人类文明的步伐。

【参考文献】

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